O firmă primește propriul ei index Opensolr când există un cont Opensolr care să-l țină. Acolo Opensolr citește textul documentelor ei, cu OCR pentru bonuri și scanări, le indexează și face căutarea. Nimeni nu îl face de mână: se face singur când firma e adăugată, sau când se conectează mai târziu un cont Opensolr.
- În contul Opensolr al primului administrator al firmei care și-a conectat unul.
- Dacă niciun administrator nu are, și superadminul permite, în contul Opensolr al instalării.
- Altfel firma nu are index Opensolr. Contabilitatea ei merge la fel; documentele se păstrează, dar nu sunt citite și nu se caută în ele până când un administrator conectează un cont Opensolr. Vezi ce merge fără cont Opensolr.
Odată făcut, indexul Opensolr rămâne în contul în care a fost făcut. Pagina lui publică de căutare e blocată, așa că documentele nu sunt arătate niciodată nimănui din afara aplicației.
Indexul cu legislația și noutățile fiscale e separat: unul singur pe instalare, în contul Opensolr al instalării, deci există doar când instalarea are unul. În el caută toate conturile.
Firma › Index Opensolr, pentru administratori și pentru contabilii lăsați să seteze conexiunile:
- Stare: Gata sau Se pregătește, cu motivul când ceva îl oprește.
- Index: numele indexului Opensolr, sau încă nefăcut.
- Documente: câte dintre documentele firmei sunt indexate, din totalul lor, și un link la cele Cu erori.
Superadminul vede indexurile Opensolr ale tuturor firmelor deodată, la Instalare › Indexurile firmelor.
Documentele se pot încărca oricând. Cele care vin înainte ca indexul Opensolr să fie gata așteaptă, și sunt citite și indexate imediat ce indexul e gata.