Fiecare document al firmei intră o singură dată: facturi de la clienți și de la furnizori, bonuri, extrase de cont, rapoarte. Aplicația păstrează o copie care nu se mai schimbă niciodată. Cu un cont Opensolr, Opensolr îi citește și textul (cu OCR pentru scanări și poze), iar documentul devine căutabil.
- Deschide Documente › Încarcă.
- Trage fișierele în Trage fișierele aici sau alege-le, apoi apasă Încarcă.
- Se acceptă: PDF, poze (JPG, PNG, WebP, TIFF, HEIC), XML, CSV, TXT, Word (.docx) și arhive ZIP. O arhivă ZIP se deschide, iar fiecare fișier din ea devine un document separat.
- Tipul unui fișier se citește din conținutul lui, niciodată din nume.
Ajungi în Toate documentele, cu un mesaj care spune câte documente s-au încărcat, câte existau deja și ce fișiere au fost refuzate și de ce (de exemplu un fișier mai mare decât limita de mărime a instalării, implicit 25 MB).
Încărcarea, Dropbox și e-Factura (SPV) duc toate în același loc: o copie păstrată, textul ei și căutarea firmei.
- Duplicate. Un fișier care există deja în firmă e recunoscut după conținut și nu se adaugă a doua oară.
- Fără index Opensolr încă. Documentele se păstrează; textul și căutarea pornesc imediat ce indexul Opensolr al firmei e gata. O firmă fără un cont Opensolr care să-i țină indexul își păstrează documentele, dar ele nu sunt citite, nu se completează nimic din ele și nu se poate căuta în ele.
- Cine le vede. Administratorii și contabilii văd toate documentele firmei; un angajat vede documentele încărcate de el.
Fișierele dintr-un folder Dropbox și mesajele e-Factura din SPV ajung la fel, singure, după ce aceste conexiuni sunt configurate (vezi Dropbox și ANAF (SPV)).